Zu Jahresbeginn wurden durch die Arbeitsgruppe alpenverein.digital die Vorschläge für die Besetzung der Teilarbeitsgruppen (TAG) aus den Bewerbungen erarbeitet. Insgesamt gab es 49 Bewerbungen aus 39 Sektionen. Neben der fachlichen Eignung (Kenntnis der Geschäftsprozesse) war dabei die terminliche Verfügbarkeit ein Kriterium. Das Präsidium bekam die Vorschläge vorgelegt und hat die Besetzung der TAG beschlossen. Die erhaltene räumliche Verteilung der Mitglieder der TAG passt recht gut zur Verteilung der Sektionen über das Bundesgebiet.

Am 26. und 27. Januar fand dann der Auftakt-Workshop (Kick-off) in München in der Bundesgeschäftsstelle statt. Den Mitgliedern der TAG wurden zur Einführung die auf dem Koordinierungsworkshop kurz vor Weihnachten erarbeiteten grundsätzlichen Themen wie Vision, Ziele, Lieferobjekte, Fahrplan (Roadmap), Organisation und Kommunikation vorgestellt. Der wichtigste Punkt der Einführung war aber die Vorstellung und Erklärung der Arbeit mit der RACI-Matrix, mit der die bestehenden und neuen Prozesse in den Sektionen und der Bundesgeschäftsstelle beschrieben werden sollen.

 Am Nachmittag des ersten Tages und am zweiten Tag konnten die TAG bereits mit der Arbeit beginnen und die ersten Versuche mit der Eingabe der Prozessbeschreibungen vornehmen. Die Prozesse wurden dabei in der als nötig erachteten Detailtiefe in Prozessschritte zerlegt und jeweils die Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen.

Dabei steht R für Responsible (wer ist für die Durchführung verantwortlich?), A für Accountable (wer entscheidet, ob die Aufgabe korrekt durchgeführt wurde?), C für Consulted (wer wird zur Durchführung der Aufgabe befragt?) und I für Informed (wer wird über die Ergebnisse der Aufgabe informiert?). Bereits während des ersten Tages wurde klar, dass zusätzlich noch ein S für Supportive (wer unterstützt die Durchführung der Aufgabe?) benötigt wird. Aus der RACI-Matrix wurde so die RASCI-Matrix.

Nach Aufnahme der bestehenden Prozesse werden dann die neuen, digitalen Arbeitsabläufe genauso aufgezeichnet. Die bestehenden und digitalen Prozessschritte werden jeweils dahingehend bewertet ob sie vorhanden (i), neu (n), geändert (g) oder überflüssig (o) sind.

Die Teilarbeitsgruppen haben je einen Sprecher aus ihrer Mitte gewählt und werden durch einen Paten aus der (Kern-)Arbeitsgruppe betreut. Die TAG müssen sich dabei selbst organisieren, d.h. die Art der Zusammenarbeit wählen und die Termine planen.

Parallel zu den Gruppenarbeiten wurde der Projekt-Sharepoint mit allen Informationen, Dokumenten, Unterlagen und Werkzeugen (Tools) für alle Mitglieder der (Kern-)Arbeitsgruppe und der TAG eingerichtet. Jede TAG hat dort auch einen eigenen, virtuellen Besprechungsraum für Videokonferenzen.

Über den Fortschritt der Arbeiten wird über zweiwöchentlich stattfindende Projektstatuskonferenzen informiert, die als Telefonkonferenz mit allen Mitgliedern der AG und der TAG durchgeführt werden. Zusätzlich tauscht sich die AG zweiwöchentlich alternierend dazu über eine weitere Telefonkonferenz aus. Über die Projektstatusberichte werden das Präsidium und der Verbandsrat informiert.

Parallel zu den TAG bearbeitet die (Kern-)Arbeitsgruppe die transversalen Themen wie Finanzen/Controlling, Software-Entwicklung, IT-Infrastruktur, Sprecher der AG (Kommunikation), Projekt-/Change-Management, Web-Mitgliedererlebnis, Kommunikation/Marketing und Betriebsprozesse/Organisation.

Die AG und die TAG werden im weiteren Projektverlauf bis Ende April noch dreimal für einen ganzen Tag in München zu Anforderungs-Workshop zusammen kommen. Dabei wird die Anforderungsdokumentation der Prozesse weiter ausgearbeitet und finalisiert.

[kk]

Quelle: ALPINNEWS, Ausgabe 02/2018